Facturen
Op deze pagina vindt u informatie over de verschillende mogelijkheden om facturen te versturen naar Renewi.
Er zijn twee manieren waarop facturen verstuurd kunnen worden door leveranciers.
1. Coupa Supplier Portal (CSP):
De CSP is een online leveranciersportaal waar leveranciers kunnen samenwerken met Renewi. Zodra leveranciers een uitnodiging (per e-mail) hebben ontvangen van Renewi, kunnen zij zich gratis registeren om een profiel aan te maken. Vanaf het moment van registratie is het voor leveranciers mogelijk om online orders te ontvangen en (credit)facturen te versturen via de CSP.
De CSP omgeving werkt eenvoudig en is altijd actueel. Inkooporders kunnen met een druk op de knop omgezet worden in een factuur (PO-flip) waarbij alle factuurgegevens automatisch ingevuld zijn. Daarnaast is onder meer de betalingsstatus van facturen inzichtelijk en biedt de CSP altijd een actueel overzicht van alle verstuurde facturen naar Renewi. De leverancier ontvangt een notificatie per e-mail met een kopie van de inkooporder, zelfs als hij/zij geen profiel heeft aangemaakt op de CSP. Het is op dezelfde eenvoudige wijze mogelijk om via de CSP creditnota’s aan te maken en te versturen.
Wenst u als leverancier een uitnodiging te ontvangen voor de CSP, dan kunt u een verzoek indienen per email aan suppliersupport@renewi.com.
Voor meer informatie over het ontvangen van orders en het versturen van facturen via de CSP, kunt u de ‘CSP Ordersen Facturen gids’ openen of onderstaande trainingsdemo bekijken.
Renewi Demo – CSP Orders en Facturen:
2. cXML verbinding:
Via een cXML verbinding is het mogelijk om een groot deel van het order- en facturatieproces tussen Renewi en leverancier automatisch te laten verlopen. Dit betekent dat er een koppeling wordt gemaakt tussen het financiële (facturatie)systeem van de leverancier en de Coupa omgeving van Renewi. Orders en facturen worden dan via cXML uitgewisseld. Een cXML verbinding is alleen van toegevoegde waarde bij een groot aantal facturen per jaar en zal handmatig opgezet moeten worden tussen Renewi en haar leverancier(s).
Wenst u als leverancier een cXML verbinding op te zetten om orders via te ontvangen, dan kunt u dit verzoek mailen naar suppliersupport@renewi.com.
Voor meer informatie over de toegevoegde waarde en opzet van een cXML verbinding, zie het document ‘cXML Gebruiker Gids’ op de Coupa pagina of ga naar de Coupa Success Portal.
Factureren via Coupa:
Om problemen met betaling te voorkomen worden leveranciers verzocht om, voor alle inkooporders die zij ontvangen via de Coupa Supplier Portal, de bijbehorende facturen ook middels dit leveranciersportaal te versturen om problemen met betaling te voorkomen. Deze facturen mogen dus niet per post of mail nagestuurd worden.
Leveranciers dienen op de factuur altijd het inkoopordernummer (PO nummer) uit Coupa te vermelden om zeker te zijn van betaling. Renewi verzoekt leveranciers dan ook om altijd om een PO nummer te vragen wanneer een inkooporder is ontvangen en deze duidelijk op de factuur te vermelden. Op iedere factuur kan maar één inkoopordernummer worden vermeldt.
Voor orders die buiten Coupa om worden ontvangen, blijft de huidige werkwijze van kracht. Zie hieronder voor welke uitzonderingen dat geldt.
Uitzonderingen voor facturen via Coupa:
Er is een aantal specifieke uitzonderingen waarbij een factuur niet via Coupa verstuurd hoeft te worden:
- De leverancier heeft een order ontvangen vanuit een Renewi entiteit die niet over gaat op Coupa of nog niet is overgegaan op Coupa;
- Er is een alternatief (meestal automatisch) orderproces opgezet met de leverancier vanwege specifieke karakteristieken van de activiteiten tussen de leverancier en Renewi.
De e-mailadressen van de verschillende Renewi entiteiten waar in deze uitzonderingsgevallen de factuur naartoe gestuurd kan worden, zijn te vinden in het document ‘Renewi Betaalgegevens overzicht’. Indien u na het lezen van bovenstaande informatie, bijgevoegde documentatie en links nog vragen heeft, verwijzen wij u graag door naar de Vraag en Antwoord pagina. Via deze pagina kunt u ook contact opnemen met Renewi, mocht u het antwoord op uw vraag niet kunnen vinden.
