Algemene vragen

Renewi wenst haar inkoop- en facturatieprocessen voor haar medewerkers als voor haar leveranciers te vereenvoudigen en efficiënter in te richten. Een digitale tool, als Coupa, die het proces end-to-end ondersteunt is hier cruciaal voor.

Coupa is een cloud-based inkoopplatform (e-procurement). Renewi verstuurt inkooporders via Coupa naar haar leveranciers. Voor leveranciers is het mogelijk om facturen digitaal naar Renewi te sturen via de Coupa Supplier Portal. Op deze manier is het mogelijk om het order- en facturatieproces te automatiseren, efficiënter en transparanter te maken en de samenwerking met leveranciers te versterken.

De overstap naar Coupa betekent dat Renewi en haar leveranciers kunnen samenwerken via een gedeeld platform, de Coupa Supplier Portal (CSP), of via een geautomatiseerde cXML-verbinding. Alle interacties zoals het verzenden/ontvangen van inkooporders en facturen, communicatie en informatie-updates zullen elektronisch verlopen.

De Belgische entiteiten van Renewi zijn in juni 2021 live gegaan met Coupa. De Nederlandse entiteiten zullen begin 2022 volgen. Leveranciers worden hier tijdig over geïnformeerd.

Het huidige facturatieproces blijft van toepassing totdat Coupa live gaat. Voor de juiste adres- en betaalgegevens verwijzen wij u graag door naar de ‘Facturen’ sub-pagina, waar u het document ‘Renewi Betaalgegevens Overzicht’ kunt openen.

Nee, het gebruik van de Coupa Supplier Portal (CSP) is kosteloos voor leveranciers.

Renewi moedigt het gebruik van Coupa voor het uitwisselen van orders en facturen aan voor haar leveranciers. Indien er echter zwaarwegende argumenten zijn om op de oude manier samen te blijven werken kan dit besproken worden met uw vaste contactpersoon binnen Renewi.

Het aanmaken en verzenden van een factuur kan zeer eenvoudig en snel via de Coupa Supplier Portal (CSP). Voor meer informatie hierover zie onze facturatiepagina, waar een demo en aanvullende materialen beschikbaar zijn. 

Het "flippen" van een inkooporder betekent met een druk op de knop alle informatie van een inkooporder direct wordt omgezet naar een factuur. De enige informatie die nog ingegeven / geselecteerd dient te worden door de leverancier is:

• factuurnummer;
• factuurdatum;
• valuta;
• een bijlage met een kopie van de factuur;
• het Btw-tarief dat van toepassing is.

Eventuele ondersteunende informatie, zoals urenstaten of kilometerspecificaties, kunnen worden toegevoegd als bijlage.

Het is mogelijk om meerdere malen te factureren tegen een enkele inkooporder, dit kan relevant zijn wanneer er sprake is van deelleveringen. Binnen de Coupa Supplier Portal (CSP) klikt u op de gouden muntjes in de ‘Order’ tab om een factuur aan te maken, zoals u dat normaal gesproken ook zou doen, en voert u het bedrag in dat op de factuur vermeld dient te worden. De volgende keer dat u wilt factureren tegen de inkooporder, doet u hetzelfde. Zodra het bedrag op de factuur hoger is dan het oorspronkelijke inkooporder bedrag of de ontvangstregistratie, wordt de aanvrager hiervan op de hoogte gesteld en is aanvullende goedkeuring nodig.

Ja, op het moment dat u een factuur aanmaakt, is een van de verplichte velden het opgeven van een factuurnummer, hier kunt u uw eigen factuurnummer invullen.

De factuurcode die u moet invullen is een code die mogelijk afkomstig is uit uw eigen administratie of die u wilt gebruiken voor uw eigen referentie.

In het scherm ‘Facturen’ kunt u de valuta selecteren waarin u wilt factureren.

Op het moment dat u een factuur aanmaakt kunt u eenvoudig een bijlage toevoegen.

In het factuurscherm kunt u de prijs wijzigen. Realiseert u zich dat het wijzigen van de prijs automatisch leidt tot een uitzondering op de factuur omdat de gevraagde eenheidsprijs niet meer overeenkomt met de gefactureerde eenheidsprijs. Wij raden u aan de aanvrager te contacteren om de inkooporder te wijzigen.

De volgende bestandstypes zijn toegestaan: PNG, GIF, JPG, JPEG, PJPEG, TIFF of PDF. Een bijlage kan maximaal 100 MB zijn, maar idealiter is het bestand niet groter dan 16 MB.

U kunt per regel een Btw-tarief selecteren. Indien er meerdere regels aangemaakt dienen te worden dient u contact op te namen met de aanvragen zodat hij/zij de inkooporder aan kan passen.

Als een factuur eenmaal is ingediend, kunt u deze niet meer wijzigen. Dit garandeert de integriteit van de factuurverwerking. U kunt de crediteurenadminstratie van Renewi inlichten om de factuur te weigeren of u kunt een creditnota indienen voor de betreffende factuur.

Log in op de Coupa Supplier Portal (CSP) en klik op het tabblad ‘Orders’ in het hoofdmenu. Kies de inkooporder waar u een creditfactuur voor wilt aanmaken en selecteer de rode munten. U maakt een negatieve factuur aan met een negatieve hoeveelheid of een negatief bedrag (vergeet dus niet een minteken (-) te plaatsen voor de hoeveelheid of het bedrag.

Dan kan de creditfactuur niet worden behandeld. Wij zullen deze dan weigeren (middels de abandon functie in de Coupa Supplier Portal) waarna u een nieuwe factuur in kunt dienen.

Ja, als wij een factuurnummer aan onze kant verwijderen, kunt u deze opnieuw gebruiken.

Klik in het hoofdmenu op het tabblad ‘Facturen’. Zoek naar facturen die nog als concept staan vermeld. Deze moeten worden bewerkt en vervolgens worden ingediend.

U kunt rijen exporteren naar een CSV-bestand, een Excel-document of wettelijke facturen in bulk exporteren in een gecomprimeerd (.zip) bestand. Wanneer u een tabel met minder dan 500 rijen exporteert, wordt het bestand onmiddellijk naar uw computer gedownload. Wanneer een tabel meer dan 500 rijen bevat, ontvangt u het geëxporteerde ZIP bestand in een e-mail. Het maximum aantal rijen dat u kunt exporteren is 200.000.

Opmerking: Er is geen beperking op het aantal facturen of de bestandsgrootte bij het exporteren van wettelijke facturen.

Tip: Voor de beste prestaties wordt aanbevolen om niet meer dan 1.000 facturen tegelijk te exporteren.

Indien u het bedrag van de inkooporder overschrijdt, zal de factuur een aparte stroom ingaan binnen Coupa. Idealiter informeert u de besteller binnen Renewi op voorhand, zodat hij/zij de order aan kan passen.

cXML is een standaard die wordt gebruikt voor het doorgeven van gegevens tussen toepassingen. Wanneer Renewi en haar leverancier berichten zullen uitwisselen via cXML wordt er in feite een koppeling gemaakt tussen het inkoopsysteem van Renewi (Coupa) en het financieële / facturatiesysteem van de leverancier. Dit is een goede oplossing wanneer er een groot volume aan berichten wordt uitgewisseld (orders en facturen).

Op afgesproken uitzonderingen na dienen alle facturen gekoppeld te zijn aan een inkooporder.

Indien u wilt factureren tegen een contract dient u contact op te nemen met uw contactpersoon binnen Renewi of suppliersupport@renewi.com.

Ja, vanuit de CSP-omgeving kunt u uw facturen tegen contract indienen. Tevens kunt u hier uw bedrijfsgegevens registreren en up to date houden.

Er zitten geen restricties aan hoe vaak u een factuur kunt sturen in het nieuwe systeem. Als leidraad kunt u dezelfde frequentie aanhouden als voorheen.

Indien u tegen een contract wilt factureren dient er een actief contract geregistreerd te staan in Coupa. Indien u vragen heeft over uw contract, neem dan contact op met uw contactpersoon binnen Renewi.

In het tabblad 'Factuur' kunt u middels de knop 'Factuur maken vanuit contract' starten met het aanmaken van een factuur. U selecteert het contract waartegen u een factuur wilt maken en maakt de factuurregels aan. Houd er rekening mee dat u meerdere regels moet aanmaken per verschillend Btw-tarief.