Questions générales

En passant à Coupa, Renewi contribue à créer une organisation adaptée à l'avenir où la collaboration devient plus facile pour les fournisseurs et les employés de Renewi, notamment grâce à des processus de commande et de facturation plus efficaces.

Coupa est une plateforme d'achat électronique (e-Procurement) par laquelle Renewi enverra les bons de commande aux fournisseurs et par laquelles les fournisseurs enverront également leurs factures à Renewi. Il est ainsi possible d'automatiser le processus de commande et de facturation, de le rendre plus efficace et plus transparent et de renforcer la collaboration avec les fournisseurs.

Le passage à Coupa signifie que Renewi et ses fournisseurs peuvent collaborer via une plateforme partagée, le portail des fournisseurs Coupa (CSP), ou via une connexion cXML automatisée. Toutes les interactions telles que l'envoi/la réception de bons de commande et de factures, la communication et la mise à jour des informations seront rationalisées.

Afin de savoir quand exactement ce qui va changer, nous vous renvoyons à la sous-page "Coupa". Ouvrez le document "Timelines - Collaborating via Coupa" ici.

Le processus de facturation actuel reste applicable jusqu'à la mise en service de Coupa. Pour obtenir l'adresse correcte et les détails de paiement, veuillez-vous référer à la sous-page "Factures", où vous pouvez ouvrir le document "Renewi Benelux Payment Details".

Non, il n'y a pas de frais pour les fournisseurs. La réception des commandes et l'envoi des factures via le CSP ou via une connexion cXML est et reste entièrement gratuit.

Il est possible, à court terme, de recevoir des commandes et d'envoyer des factures, comme les fournisseurs en ont l'habitude (par courrier électronique ou par poste). Toutefois, lorsque le fournisseur recevra des bons de commande via Coupa l'année prochaine (mi 2021), nous l'encouragerons vivement à envoyer ses factures via Coupa, afin que le fournisseur et Renewi puissent tous les deux en avoir les avantages.

En fonction des accords que vous avez passés avec Renewi en tant que fournisseur, un fournisseur peut créer une facture via le CSP de trois manières différentes :

1. Sur la base d'un bon de commande :
   Le fournisseur doit aller dans l'onglet "Commandes". En cliquant sur les pièces d'or, la commande en question peut être immédiatement convertie ("retournée") en facture. Cela signifie que la plupart des champs de la facture sont remplis directement. Un fournisseur peut également aller dans l'onglet "Factures" et cliquer sur "Créer une facture à partir d'un bon de commande".
   
   
2. Sur la base d'un contrat :
   Le fournisseur doit aller dans l'onglet "Factures" et cliquer sur "Créer une facture à partir du contrat". Dans l'étape suivante, le fournisseur doit sélectionner le contrat concerné.
   
   
3. Facture vide :
   Le fournisseur doit aller dans l'onglet "Factures" et cliquer sur "Facture vide".

Pour plus d'informations, allez à la sous-page "Factures" et ouvrez les documents de formation et le manuel.

Le "retournement" d'un bon de commande signifie que toutes les informations du bon de commande sont directement converties en une facture correspondante. Grâce à cette action, la plupart des champs de la facture sont remplis automatiquement. La seule information qui doit encore être ajoutée est le taux de TVA correct.

Toute information complémentaire associée à une facture (feuilles de temps, kilométrage, notes d'hôtel, etc.) peut être ajoutée via "Pièce jointe". Seulement, il n'est pas possible de laisser les champs de la facture vides et d'ajouter une facture PDF en pièce jointe qui doit être complète comme une facture.

Il est possible de présenter plusieurs factures sur un seul bon de commande. Cliquez sur les pièces d'or dans l'onglet "Commande" pour créer une facture, comme elle devrait normalement être exécutée, et saisissez le montant qui devrait apparaître sur la facture. La prochaine fois que vous voudrez facturer sur le bon de commande, faites de même. De cette manière, vous facturez essentiellement à un "OP général". Dès que le montant de la facture est supérieur au montant de la commande initiale, le demandeur en est informé et une approbation supplémentaire est requise.